Расчет при увольнении: что платить и когда

Окончательный расчет — это совокупность всех сумм, которые работодатель обязан выплатить сотруднику при прекращении трудового договора. По закону эти суммы выплачиваются в день увольнения. Никаких «почек позже» или отсылок на следующий день выплаты зарплаты: если сотрудник закрывает принадлежности компании и уходит, работодатель закрывает с ним финансовые отношения немедленно.

Если часть суммы оспаривается — выплачивается бесспорная часть, а спорная оформляется в виде документа с обоснованием и сроками урегулирования.

В окончательный расчет обычно входят:

- зарплата за фактически отработанное время до даты увольнения; компенсация за неиспользованный отпуск; премии и надбавки, если они предусмотрены локальными актами или трудовым договором; выходное пособие, если основание увольнения дает на него право; иные выплаты: компенсации за командировки, оплата отгулов и переработок.

Все начисления облагаются НДФЛ и иными обязательными налогами и сборами в установленном порядке.

Самовольные штрафы и вычеты без документального основания запрещены. В случае спора по ущербу сначала оформляется служебная проверка, акты и расчет причиненного вреда, а затем уже применяются удержания в пределах, допускаемых законом.

Общее правило простое: все суммы, причитающиеся работнику при прекращении трудового договора, выплачиваются в день увольнения. Трудовая книжка и иные документы также выдаются в этот же день. Исключения возможны только при объективной невозможности вручения, и тогда это должно быть задокументировано.

Практика «перенести выплату на день выдачи зарплаты» либо «не выдавать книжку, пока не сдан обходной лист» не освобождает работодателя от обязанности рассчитаться в день увольнения.

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается через средний дневной заработок. В расчет включаются выплаты за учетный период, которые по правилам входят в расчет среднего заработка. Полученную сумму делят на количество календарных дней учетного периода (с учетом исключений) и умножают на число неиспользованных дней отпуска.

Регулярные премии и надбавки включаются в средний заработок, разовые социальные выплаты обычно нет. Важно корректно исключить из расчетного периода дни, которые законом не учитываются (например, некоторые виды отпусков или неоплачиваемые периоды).

Пример: если за учетный период вошло 540 000 руб., число календарных дней учтенного периода равно 350, то средний дневной заработок = 540 000 / 350 = 1 542,86 руб. Компенсация за 10 дней отпуска = 1 542,86 × 10 = 15 428,60 руб. К ней добавляется зарплата за фактически отработанное время и другие причитающиеся суммы, из которых вычитаются законные удержания.

Выходное пособие выплачивается только при наличии основания, предусмотренного законом или вашими локальными актами: ликвидация организации, сокращение штата, отказ от перевода на новые условия и т.п. Размер и порядок выплаты зависят от правовой нормы или внутреннего положения.

Если коллективный договор или положение об оплате труда закрепляют дополнительные выплаты при увольнении, их нужно учитывать в окончательном расчете наравне с обязательными выплатами.

Подготовьте расчетный лист с детальной расшифровкой начислений и удержаний, подготовьте приказ об увольнении и запись в трудовой книжке. При выдаче средств и документов фиксируйте подпись сотрудника. Если сотрудник отсутствует — используйте доверенность, отправку почтой с описью или курьерскую доставку и храните подтверждающие документы.

Если работник отказывается расписываться, оформите акт об отказе. В случае дистанционного сотрудника используйте электронный документооборот с квалифицированными подписями, где это возможно.

Задержки выплат влекут проценты за просрочку, штрафы от трудовой инспекции и риск судебных исков. Работодатель должен документировать объективные причины задержки и оперативно информировать сотрудника.

Для минимизации рисков: утвердите регламент увольнений, резервируйте средства для выплат, назначьте ответственного и всегда платите бесспорную часть в срок, а спорную — после оформления расчета и письменного уведомления.